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【会議・営業時全般‼】会社では教えてくれない、わかりやすい議事録の書き方

ゆーろ

本記事では「会社では教えてくれない」わかりやすい議事録の書き方」について書いていこうと思います。

みなさんこんにちは!上質な情報で人生の質を上げるブログ「ゆろなび」運営者のゆーろ(https://twitter.com/yuro_tasteearth)です。 いつもブログを見ていただいて本当にありがとうございます★

皆さんは、普段メモや議事録の作成を行っているでしょうか?新人時代には、議事録をとる必要がある会社もそうでない会社もあるのではないでしょう。

これまで営業を行ってこられた方なら営業時代には、上司に同行して議事録をとる必要がある会社が多いかもしれません。

いざ議事録を取るときは、ノートに書いてみたり、PCで入力すると思いますが、

「会話が早すぎて、議事録作成についていけない」
「大事なところを聞き逃している」
「文章がまとまっていないため、読みにくく、やり直しを命じられる」
「毎回、どのように議事録を書けばいいのか型が決まっていない」といった悩みを抱えている人は多いのではないでしょうか?

何を隠そう、僕もその一人でして議事録の作成が本当に苦手でした。前職では1週間ごとに、会議の議事録を書かなければならず、議事録を取っていても、そのそもそも何を話しているのか理解が出来ないので、肝心な部分の会話を聞き漏らしてしまったり、話をどのようにまとめていいかもわからないので、上司に議事録の確認を求めてもやり直しを命じられてしまう。

本当に毎回議事録の担当が回ってくるのが苦痛で仕方ありませんでした。

会議でその調子ですから、当然営業時は、お客様が話している内容が頭に入ってこず、

「前回にお客様とのミーティングでどんな話をしたのか思い出せない」
「自分の議事録を読んでも何を言っているかよくわからない」
「次回の提案時に必要なお客様の課題や、一番重要なポイントがわからない」

といった議事録を書いてしまうこともしばしばでした。

30代になっても、やはりお客様との商談場面では議事録を毎回取る為、議事録のスキルは必須でした。

もちろん議事録が書けない最大の問題は私のせいなのですが、何より問題は議事録の書き方を教えてくれる人は誰一人いなかったということです。

何が正解かもわからないまま、提出したものに対してあーだこーだ言われるのも本当に苦痛でした。そこで私自身、自分で議事録に関する書き方を勉強することにしました。

そして20代後半から30代にかけて議事録必須の環境で、真摯に2年間議事録を取り続けたことで、今では議事録をきちんととれるようになりました。

「議事録は下っ端のやる仕事でしょ」と思っている人もいるかもしれませんが、それは上司が議事録を完璧にとることが出来る場合に限ります。重要な商談の場合、自ら議事録をとる必要が出てきますので、その際にきちんとした議事録が書けないと営業もうまくいきません。

今では断言できるのですが、「議事録は営業・バックオフィス業務に必須のツール」です。

議事録が完璧に書けると受注角度が飛躍的に上がります。社内での仕事もスムーズに進むようになりますし、凡ミスや認識の不一致も減ります。

他の人からしてみたら「議事録なんてかけて当たり前っしょ」と思う人もいるかもしれませんが、私の中ではそれくらい大きな出来事だったのです。

今日はもし同じように悩んでいる人がいたらそんな人の後押しをしたいと思って記事を書きます。改めて、

本記事で得られる情報会話が早くても、議事録作成が可能
■大事なところを聞き逃さない議事録の書き方
■まとまった読みやすい議事録で、やり直しを命じられない
■提案やプレゼン時必要な情報の抜け漏れの防止
■文章を簡潔にまとめ上司からの評価が上がる
■議事録の書き方の型をつかむ

今日は改めて上記ポイントについて得たいと感じている学生・社会人(特に20代)の方に向けて「議事録の書き方」書いていこうと思います。

1.なぜ議事録を書くのか

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議事録の目的は主に3つあります。

①社内会議の内容を、会議に出席出来なかったメンバーに共有・または記録
②コンサルティングや調査会社(他の会社でも)の面会時に次回提案の備忘録・記録
③クライアントの出張同行時の備忘録・記録

要は①備忘録②会社の公式用の記録③アウトプットの要因で議事録を作成するわけですね。

特に、議事録が役立つ場面というのは

①会議に出席できなかった人が、後日閲覧する時や
②顧客への定期訪問(時間を数か月空けて訪問)の時や、2-3週間後の提案など、「期間が少し空いて、前回より前の訪問記録について確認したい場合」に活躍していきます。

①備忘録

営業では顧客への定期訪問(時間を数か月空けて訪問)があると思いますが、まず議事録は、定期訪問の時や、先方への提案が2-3週間後の場合など「期間が空いて、前回の訪問記録について確認したい場合」に活用することで効果を発揮していきます。その他にも、クライアントの海外出張同行時の備忘録・記録といった場合にも備忘録の為に議事録をとる機会があります。

議事録をとっていなければ、クライアントから急なタイミングで要求が来た際に「何の話をしていたんだっけ」ということになってしまいます。瞬時に「何月何日にお話させていただいていた●●の案件ですね」と、相手の案件を覚えておくと先方からの評価も勝ち取ることが出来ます。

②会社の公式用記録

公式の議事録では、会社のメンバーがいつでも議事録を見直して現状の売上や、決定事項を確認するケースです。長時間におよぶ会議も多いと思いますので、議題をきちんと記載しながら、各議題ごとに簡潔にわかりやすく記載しておく必要があります。

③アウトプット要因

議事録の最大の目的は、面会内容で確認した内容を思い出しながら提案書を書くために使用することです。議事録をただ書いているだけでは全く意味がなく、アウトプットに活かしてこと意味があることを強く理解しておきましょう。

ゆーろ

何のための議事録なのか理解することが大切だね。ただ書いているだけじゃ宝の持ち腐れだね

面会時で書いた議事録をもとに①先方が相談をくれた一番の目的は何か(何を解決すればよいのか)、②解決することでクライアントにどのようなメリットや未来が訪れるのか。などを考えるために活用します。

これら2点がまず初めに議事録を書く理由です。

2.議事録の書く時の重要なポイント

議事録を書く時の重要なポイントは

「内容は冗長にならないように作成する」
「MTGに出席したメンバーが見た時に、何の話をしているのかが一目でわかる」
「クライアント情報および課題が網羅的に記載されている」
「決定事項・次回アクションについて記載されている」
ことです。順に説明していきます。

内容は冗長にならないようにする

まず意識すべきは、文章が上長にならないことです。

ポイントは
①「~としては」「~ということ」「ですます調」など省ける部分は省く。
②体言止めを意識した文章校正を行うことです。

例えば、≪Aチーム報告≫
✖Aチームの今月の売上は1000円でした。
●今月売上:1000万円のように省ける部分はどんどん省いていきましょう。

MTGに出席したメンバーが議題を理解できる

【冒頭に議題を書き込む】

まず議事録の冒頭を見た時に「今日は何の話か」を全員が理解できなければなりません。

前職でも現職でも、後輩の議事録を見ていると、いきなり本文から書き始めている人が多く見受けられるのですが、そもそも何の話をしているか議題がかかれていなければ、読み手は頭に話が入ってきませんので、議題は必ず入れるようにしましょう。例えば、

「Aチームは訪問件数2倍を目標を目指す」
「Bチームは重点クライアントの既存展開を目指す」
「…」

何の話をしているかわかりませんよね?

【2020年1月目標達成に向けた各チームの施策】
と議題を冒頭に一言書いてあげるだけで、文章がすっと入ってくると思います。

読み手のことを考えて、冒頭に議題を書き込むようにしましょう

クライアント情報および課題が網羅的に記載されている

【必要項目を漏れなく書き込む】

次に、議事録の重要な点は、冒頭でもお伝えした「アウトプットに活かす」ことです。

①クライアント・部署の基本情報②現状抱えている課題などを漏れなくヒアリングできなければアウトプットが効果的に出来ませんので、丁寧にヒアリング後、議事録に書き込むようにしましょう。

また必要項目は、先輩やこれまでの営業メンバーの議事録を参考にしながら「こんな情報があれば営業時に活用できるな」ということを整理しておくようにしましょう。

「決定事項・次回アクションについて記載されている」

最後に、議事録を見たときに「決定事項・次回アクションについて記載されている」ことが重要です。

「何が決定して、今後の判断に影響するのか」「次回どのようなアクションをとるのか」の記載があれば、今後の展開についても議事録を見ただけで理解できます。次回は提案書を書くのか、定期訪問をするのか、もう訪問の必要がないのか、その理由は何かを忘れずに書いておきましょう。

3.議事録を書くのが苦手な理由

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次に、議事録作成が苦手な理由について書いていこうと思います。

①議事録の書き方を習っていない

まず覚えておいてほしいのは、学生もしくは社会人のあなたは「議事録作成」を学校では習っていないということです。そんな中で何のレクチャーもなく、議事録を書けといわれてもそれは無理な話なのです。だから今現状。議事録が書けなくても全く心配はありません。書き方を知り、少しずつ議事録が書けるようになっていけばいいのです。

議事録には重要なポイントがありますし、書き方ももちろんあります。きちんと伝えるべき内容について習っていない限り議事録作成を行うことは難しい事であることを覚えておきましょう。

②何の話をしているのか理解できない

次に議事録作成の苦手な人はそもそも「今何の話をしているか」ということを理解していない人が多いです。

別記事では「会話を理解できない人の特徴」について書きましたが、話の文脈を理解していない限り、頭の中に話が入ってきませんので、もちろん議事録を入力することも難しいと思います。まずは会話を理解する為の型を身につけましょう。

以下に、社会人に入ってからも中々会話を理解できなかった僕が、会話をどんどん理解できるようになった方法を書いていますので是非参考にしてみてください。

【第20回:理解力を高める為の7つの方法はコチラから↓】

【誰も理解していない】理解力をあげる為の7つの方法

③会話の全てを入力しようとする

僕もそうだったのですが、聞き漏れがないと非常にまずいと思い、会話の内容をとにかくベタ打ちで全部入力していました。

しかし、自分の頭の中で会話の内容を整理しないまま、ただ文章を打ち込んでいるだけなので、途中で、自分の知らない内容になった場合に、何の話をしているのかわからなくなったり、後から自分の議事録を見返しても、意味が分からなくなったり、重要な部分が抜けていたりしていました。

最初のうちは、録音した内容をすべて打ち込むことも練習にはなりますが、最終的には、必要な部分だけ簡潔に書き残すことが必要になるでしょう。

4.会社では教えてくれない議事録の書き方

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会社では教えてくれない議事録の書き方

ここまで、「議事録の目的」と「議事録作成が苦手な理由」について書いてきましたので、個々からは「会社では教えてくれない議事録の書き方」について書いていこうと思います。

①議事録を書くときに必須内容

議事録を書くときの必須事項は様々だと思いますが、忘れてはいけない内容について書いていこうと思います。あなたの所属している会社によっては、必要ない内容や、もう少し足したほうが良い内容もあると思いますので、自分なりにアレンジしながら、書いていただければと思います。

しかし、基本的に議事録作成時に重要な内容は「5W1H」に集約されます。

誰が(Who)いつ(When)どこで(Where)何を(What)なぜ(Why)どのように(How)行ったのかを記載していくことで必要なことが網羅されていきますので、頭の片隅に入れておくようにしましょう。

【基本的な会議の場合】

*日時
(会議がいつ行われたのか思い出せるように/社内で検索しやすいように)

*場所
(会議室の確認/どの拠点で会議を行ったのか思い出す為※そこまで重要度高くない)
*出席者
(誰が出席したのか※自社の参加メンバーはもちろんの事、先方の担当者も必ず「部署名・役職・名前・その人の特徴も記載しておくこと)※上司は色々な人に会うため結構先方の担当者の名前や特徴を忘れていることが多い。
*テーマ
(何について話をするのか、何の目的で話をするのか)
*議事録
(聞いて言った内容をどんどん書いていきます)
*決定事項
(MTGや会議で決定されたことを書きます。決定事項については社内共有必須の為、漏れの無いようにしましょう)
*次回予定
(次回までの宿題、取り組むべき内容)といった内容になります。

②議事録の書き方

次に議事録の書き方について説明していこうと思います。議事録は最初に伝えた通り、わかりやすく書くことが重要です。分かりやすい議事録を作成する為に、以下の事に気を付けながら議事録を書いていきます。

❶内容ごとに大テーマ(大スキーマ)/中テーマ(注スキーマ)を入れる。

あるテーマについて書いていくときは、大テーマ・中テーマ・小テーマ=詳細内容に分けてわかりやすく書いていきます。3段階で話を細分化していくことにより、自分の思考がよりクリアになります。ポイントは大テーマの情報の方が粒度が大きくなるように書くことです。

例えば営業会議の議事録をとる場合は
–【営業報告について】※大テーマ——————
■Aチーム(中テーマ) 売上●●万/達成率●%(小テーマ=詳細内容)
■Bチーム(中テーマ) 売上●●万/達成率●%(小テーマ=詳細内容)
■Cチーム(中テーマ) 売上●●万/達成率●%(小テーマ=詳細内容)
————————————————–
のように分けていくことでわかりやすい文章になっていきます。

何回も議事録をとっていると気付くのですが、基本的に話の内容は、この大テーマ・中テーマ・小テーマ=詳細内容で分けることが可能です。

いつも3段階で、話の内容を分けられることを覚えておけば、思考整理も簡単になるので、まず頭の中で、話を大テーマ・中テーマ・小テーマに分けることを意識しましょう。

❷です・ます調はいらない

議事録作成はとにかくわかりやすく書くのがポイントとお伝えしました。つまり、文章が冗長になってはいけないということです。

その為、原則として文章は「です」「ます」にならないようにしましょう。

良い例:Aチーム売上:1000万
悪い例:Bチームの売上は1000万円でした。

良い例と悪い例を比べてみると、数文字ですが悪い例の方が長い文章になっています。このような文章が重なると、全体で見た時に文字数に非常に差が出てしまうので、体言止めを活用するなどして、削れる文章は削るようにしましょう。

❸重要なことは最初に書く

次の議事録作成のポイントは「重要な事を最初に書く」ということです。重要な事を最初に書くと何が良いかというと「相手に1番知ってもらいたいことをまず知ってもらえる」ということです。

また「1番重要な伝えたいこと」が頭にまず紐づく為、その後にかれた文章の理解度も格段に高まるのものポイントです。基本的に議事録を読む方々は出張などが忙しい上司のケースが多く、肝心なことをまず最初に書いておかなければ「結局言いたいことは何なんだ」と怒られてしまいますので気をつけましょう。

逆に言えば、簡潔に伝えたい要点だけを書いている場合、「お、この子は議事録の書き方をよくわかっているな」と好印象を持ってもらえますので、議事録に関しては、重要なことは最初に書くようにしましょう。

5.会社では教えてくれない議事録の書き方_営業編

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ここまで、「議事録の目的」と「議事録作成が苦手な理由」について書いてきましたので、会社では教えてくれない議事録の書き方_営業編について早速書いていきましょう。

【営業時の議事録作成における確認項目】

❶日時

日時については、商談がいつ行われたのか思い出せるように記載しておきます。また、社内で共有フォルダやセールスフォースを使用する際に、議事録を検索しやすいように記載しておきます。

❷場所

場所については会議室(東京・大阪など)の確認どの拠点で会議を行ったのか思い出す為に記載をしますがそこまで重要度高くないでしょう。

❸出席者

議事録には誰が出席したのかを必ず書いておく必要があります。自社の参加メンバーはもちろんの事、先方の担当者も必ず「部署名・役職・名前・その人の特徴も記載しておくことが大切です。

心当たりがある人もいると思いますが、上司は色々な人に会うため、結構先方の担当者の名前や特徴を忘れていることが多いです。お会いした方をしっかり思い出せるようにしておきましょう。

❹面会のテーマ・内容

議事録を作成するときは、何について何の目的で話をするのか、題名をノートやPCの一番上に記載するようにしましょう。僕の中ではテーマを記載することは議事録の中でも最もといってもいいくらい重要な要素です。

まず、自分がノートを見返すときにこの「テーマ」がノートの一番上に書かれていないと、何の話をしていたのかを思い出すことが非常に困難になります。また、上司があなたの議事録を見るときも、このテーマ・題名がノートに記載されていないと、上司は議事録の内容を把握する事が非常に難しくなり、余計な体力を使わせてしまいます。議事録を書き終えた後は、その議事録の題名が何なのかを確認する癖をつけましょう。

❹【重要】具体的な確認項目

ここからは、実際に聞いていくべき確認内容をどんどん書いていきます。
それぞれの項目を何故確認しなければならないのかを理解しながら、ヒアリングと議事録作成を行う必要があります。

■事業内容

まず最初に、先方の会社ではどのような事業を行っているのかを確認します。私の場合は上場企業に訪問をする時は必ずIRライブラリーの中の「決算報告書」「決算説明会資料」を読みます。

これらを読むことで、訪問する会社の業績が好調なのか不振なのか、どんな製品を取り扱っていて、注力事業は何なのか、注力エリアはどこなのか大まかな現状や課題について把握することが出来ます。

■担当者の部署の役割

次に先方の部署・合っている担当者はどんな役割の仕事をしているのかを確認します。
この担当社の部署の役割を確認することで、その部署が自分の営業対象なのかを把握します。

■取扱製品

次に、先方の会社がどんな製品を取り扱っているのかを確認することで、クライアントが一番販売したい「注力商品」を把握することが出来ます。何故取扱製品の確認をするのが良いかというと、大体、企業の悩みというのは、取り扱っている注力製品を「どうすればもっと売れるのか」「安く作れるのか」の2点になりますので、取扱製品を理解しておくことで、クライアントの課題解決に非常に近づくことが出来る為です。必ず注力製品は確認しておくようにしましょう。

■主要顧客

次にお客様の製品の主要なお客を確認します。クライアントの主要顧客を確認することで、先方の顧客層や流通経路、マーケティング方法などを推測することが出来ます。例えば、ある自動車の部品メーカーの顧客が自動車メーカーだった場合、「部品は汎用品が多くコスト勝負になるので、海外の生産委託先を探すのがポイント」だなとか、「他の会社には作れない高品質の部品の開発がポイント」になるとかいろいろなアイデアが出てきます。クライアントのエンドクライアントを確認しながら、先方の課題を把握できるような癖を常につけておきましょう。

■競合企業

これはお客様にあえて聞くと不信感が出る可能性があるので注意が必要ですが、クライアントの競合状況を確認しておくことは、あなたが提案するときに非常に重要なヒントを与えてくれます。競争環境を把握しておくことで、クライアントの戦略をどのような方向に向かわせていけばいいのか戦略を立てることが可能になります。クライアントの競合企業がどのような商品を取り扱っているのか、価格はいくらくらいなのか、拠点はどこに何故会って、どのような営業戦略をとっているかなどを把握することが出来ます。事前に準備しながら当日も競合環境についてはヒアリングとメモをすることにしましょう。

■注力エリア

顧客の注力エリアを確認することも非常に重要になります。エリアというのは、国内かそれとも海外のどちらに注力しているのか?海外に注力している場合、どの国、都市で事業を展開しようとしているのかなどを確認することです。エリアを確認することで、顧客が一般的な海外戦略について事前に把握する事が可能になり、提案時に役立ちます。(一概には言えませんが、中国でビジネスをする場合は人脈ビジネスなので、現地の総経理とどのようにコネクションを取るのかであったり、東南アジアでビジネスを行う場合は価格勝負になることが多いので、どのように価格設定を行い、付加価値を出せるようなマーケティングをしていくのかなど

■具体的な課題

次に、クライアントが実際に何に困っているのかを確認していきます。そして、その中でも一番困っていることは何なのかを整理していきます。議事録を取るときに重要なのはクライアントの表面的な言葉に惑わされない事です。クライアント自身も自分たちの本当の課題が何なのかをわかっていない場合が多いので、「何故、その課題が課題だと思われているんですか」とか「いくつかある課題の中でその課題の優先度が一番高い理由は何ですか」などの課題背景を深掘りする質問を必ず投げかけるようにしましょう。

■決済権の有無

可能であれば、話している担当者が決済権を持っているのかは確認しておいた方が良いでしょう。商談がたとえ盛り上がっても、決済権がなかったり、先方の上司に再度訪問をする必要があれば、今回の商談にはあまり力を入れる必要がない可能性があります。
無駄な労力をかけずに済む場合も多くありますので、決済権の有無は事前に確認することをおすすめします。

■予算感

先方のマーケティングやコンサルティングや調査、部品購入に使える予算はいくらかは必ず事前に確認する必要があります。お客様の予算感を理解しないまま営業をしてしまうと、無駄な工数をかけてしまう可能性があるからです。たとえば予算が100マン円しかない企業に対して1000万円の提案をしても徒労に終わってしまう可能性が高いです。適切な顧客に適切な提案を行う為にも、予算感を確認しあなた自身がお客様を選べるようになりましょう。

■納期

いつまでに納品物を納品すればよいのかもプロジェクトを運営するにあたっては必要な要素になります。納期を確認する理由は、納期が短かったりするとあなたの首を絞めることになりますし、社内のリソースも借りる必要があるためです。他にも、先方の予算消化の時期に営業を行い、決算期までに納品することが出来れば先方も予算を使い切りたいことから受注につながる可能性が高くなる為に納期は必ず確認する必要があります。

■決定事項と次回予定

営業が終盤に近付いてきたら、決定事項と次回予定について議事録を書きます。決定事項については社内共有必須の為、漏れの無いようにしましょう。※補足になりますが、私の場合は面会時に次回面会日時も決定してしまいます。私の周りの優秀な営業マンは、営業の流れが見えている為、その日のうちに次回の面会予定を必ず押さえるようにしています。優秀なクリニックなども必ず次回の予定を押さえますよね。それと全く同じ原理です。

6.議事録作成を克服する為の書き方・方法

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議事録作成を克服する書き方

僕もそうでしたが、議事録作成が苦手な人が議事録を克服する為の書き方・方法を書いてみましたので参考にしてみてください。

①会議の録音は必須

この録音は必須ですね。会議中の内容を聞き漏らしてしまった時に、周りの人に聞くのは気が引けますし、そういった心配をしなくてもよいように、必ず録音はするようにしましょう。

録音を行う際は、もしiPhoneの場合は「機内モード」に設定するようにしましょう。そうすることで、急な電話やメールが届いてしまい、録音が中断することを避けることが出来ます。

②議事録をとる前に「大テーマ」を予測し、事前にメモの準備をしておく。

議事録を打ち込むときはパソコンを使用すると思いますが、何の話をしているかを聞いたときに、そのテーマをパソコンに打ち込んでいると肝心の内容を聞き漏らす可能性があります。

そういった失敗を避ける為に、僕の場合は議事録を作成するときは、予めは無しの内容を予測して事前にテンプレートを用意しておきます。事前に準備をしておくことで、あるテーマの内容の話になったときに、事前に入力していた部分スムーズに会話内容を入力することが出来ます。

例えば、以下のような形でテンプレートを作っておきます。

—————————————————-

190503_全体会議議事録
【前段内容】
*日時
*場所
*出席者
*テーマ
*実際の議事録
*決定事項
*次回予定

【社長からのメッセージ】
あああ
いいい

【各チーム売上報告】
*Aチーム
*Bチーム
*Cチーム
—————————————————-
このように議事録の準備を行うことで、事前に話の内容を推測しながら議事録を取れる為、議事録のスピードも正確性も上がっていくので試してみてください。

③何の話をしているのかを把握する

会話を理解する為に必要なのは「何の話をしているのか」という文脈を理解することです。

「そもそも何の話をしているのか」を理解することが出来なければ、絶対に議事録は書けないので、「今は、社長が全社の戦略について話をしているんだな」「今は、新規事業部長の●●さんが新事業のアイデアについて話しているんだな」ということを理解したうえで、議事録作成に取り組むようにしましょう。

議事録には、以下のように書いていきます。

—————————————————-
【社長からのメッセージ】
■全社戦略について
*2019年は海外事業戦略について
注力 ・エリアに関しては東南アジアの「タイ」「インドネシア」「フィリピン」
理由は、人口がある程度担保され、今後の人口推移も上昇傾向にある為。
—————————————————-
何の話をしているのかを理解することが出来れば、どんどん下位段落に話に関する情報を入れていきましょう。

④大きな情報から小さな情報の順に書く

「大きな情報から小さな情報の順番」に議事録が書けるようになることも、議事録作成を克服する為には欠かせません。

上の社長のメッセージの場合

「社長のメッセージ」⇛「全社戦略」⇛「全社戦略の中の海外事業戦略」「海外事業戦略の注力エリア」といった形で情報がどんどん細分化されて、小さくなっているのが分かります。

この「大きな情報から小さな情報の順番に議事録を書く」感覚を身につけなければ、頭の中で情報を整理することが出来ていない証拠です。

「情報の粒度」とお伝えするケースが多いのですが、情報の大きさを区別して、頭にしまい込まないと、頭の中から情報を引き出すことが難しい為、最初は難しいかもしれませんが、必ず「情報の大きな順から議事録を書く」ということは意識するようにしてください。

⑤違う話は別の場所にメモする

会議の中で議題について、議論がされていればよいのですが、実際に会議中に話が脱線することがよくあります。議事録の担当者は、議論の内容がずれていることをいち早く察知して、別テーマとしてメモを取らなければなりません。

たとえば「君たちの売上が悪いのは、マーケティングが出来ていないからだよ!そもそも人材の採用はどうなっているのかね?」といった議論がされたとします。

こういった場合は、以下のように書いていく必要があります。

—————————————————-
【各チームの売上報告】
■Aチーム:1000万円の目標に対して500万円(50%ショート)
<原因>
*マーケティング的視点 TOP20%の重点顧客に対して営業が出来ていなかった
(マーケティング課題についてのメモを取る)
*人材の採用
採用予定人数がそもそも満たせていない為、営業人数が足りていない現状。
(採用課題に関するメモを取る)

—————————————————-

議事録を取る際は、「今は議題に沿った話をしている」「今、別の話に内容が移ったな」といったことを区別して把握できるようになりましょう。

7.まとめ

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ここまで、「会社では教えてくれない議事録の書き方」について書きましたがいかがだったでしょうか?自分の議事録の取り方と似ている部分もあれば、新しい考えの部分もあったのではないでしょうか?

何度も言いますが、議事録をとれるようになると本当にいい事ばかりです。

たとえば

議事録のメリット

  • 会議の内容をすんなり理解できる
  • 会社の注力事業や製品を理解したうえで、営業に臨むことが出来る
  • 営業時に相手の情報を正確に把握することが出来、適切なソリューションをとることが出来る
  • 企業に再訪問する際に、前回の面会内容を振り返ることが出来る

などです。

その他にも、議事録がきちんと作成できる人は上司に信頼感を与えることができます。勉強させてもらえる機会も増えるでしょう。

私が見る限り、やはり頭の良い人は議事録の整理の仕方が非常にきれいです。情報の粒度も適切で、頭の中にすーっと入ってくるような議事録の書き方をしています。逆に議事録が書けていない人は、情報を頭の中で整理することが出来ていない為、何を書いているのかさっぱりわかりません。本当に読むのが疲れます。

営業観点からお話をすると、営業成績も議事録と関連していて、もちろん営業成績がいいのは、きちんと話を聞けて、相手が求めているものを理解している人です。

①営業の議事録は備忘録とアウトプット(提案)の為にある
②営業時の議事録は別に書くべき項目があり、型通りに書いていく必要がある
②書き方は、題名→大スキーマ→中スキーマ→小スキーマの順で書いていくことです。

様々な場面でメリットを享受する為にも、議事録を書けるようになることはビジネスにおいて必須です。議事録は決しておろそかにしてはならないビジネススキルということをきちんと理解しておきましょう。

私も営業時の議事録には大変苦労しました。数年間、会話の内容を捉えるのが苦手で、もちろん議事録の書き方の容量をつかめていない時代が長く続いていました。そんな中でも議事録を書かないといけなかったので、本当に辛かったのですがその時代を克服したいと思った内容をこの記事で書いたつもりです。

何とか、この記事を参考に少しずつ、議事録の型を身につけて、考えなくともすらすら議事録の作成が出来るように取り組んでみてくださいね。

議事録が書けるようになるということは、自分の思考が整理されているということの証明です。議事録を書いていると自分の思考がクリアになっていきますので、常に議事録を作成する癖をつけて、議事録を書きながら情報収集と整理を一緒に行えるようになっていきましょう。

あなたがこの記事を読んで、少しでも議事録に対する不安がなくなり、営業活動に活かすことができる議事録作成が出来るようになれば私としても本当にうれしい限りです。会話を理解し、理解したものをノートやPCに起こすことが出来るようになると、私のように、ビジネスの負担が本当に少なくなることを体験していただけると思います。

そうすることで、あなたの人生がもっともっと改善していくこと間違いなしです。少しでもこの記事を読んでくれたあなたの人生が、良くなることを心から応援しています。
※最後に僕が議事録を書けるようになるために、読んだ本を紹介しておきますので、議事録が書けるようになりたい人はぜひ読んでみてください。

【書く技術・伝える技術】

ビジネスパーソンをターゲットに書く技術・伝える技術を習得させることを目的にした本で最終的には読み手に「読ませない」文章を書けるようになるための7つの法則について教えてくれています。

【超・箇条書き】

①構造化②物語化③メッセージ化の重要性について説き、箇条書きの重要なメリットについて教えてくれています。

【伝わる文章が「速く」「思い通り」に書ける87の法則】

なにかあれば、お問い合わせページから何でも相談してくださいね♪

最後まで読んでいただき、本当にありがとうございました。
また定期的にアップしていきますのでよろしくお願いします(^-^)

ゆーろ

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