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年間100日海外出張の世界で働く「上場企業の海外支援コンサルタント」✈️2013年に倍率2000倍の人気コンサル企業へ就職➡︎2015年150名の会社で1名のみ選ばれる全社取締役賞受賞👑➡︎2019年3月自己成長・勉強方法を発信するブロガーの卵🔰(https://twitter.com/yuro_tasteearth)

【出来ない人ほどやってない‼】仕事を早く終わらせるため方法・コツ・仕組み|vol.42

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出来ない人ほどやってない!仕事を早く終わらせるための方法・コツ・仕組み

どーも、ゆーろhttps://twitter.com/yuro_tasteearthです。


今日は本業を持っている人の大半が悩んだことがあるはずの

「仕事を早く終わらせるコツ」についてお話していこうと思います。

 

皆さんは仕事を早く終えることが出来ていますか?定時で上がれていますか?
残業なんかがあって早く帰ることが中々厳しい場合もありますよね。

 

Twitterやインスタグラムなんかを見ていると、会社によって、勤務時間や残業時間も大きく変わってくると思います。

 

今でも大半の方は定時で仕事を上がることが出来ずに先の見えない残業を行っているように見えます。若いうちはそれでもいいかもしれませんが、将来ずっと残業するのは難しいし、体も持ちませんよね?

 

今日は、
「仕事を早く終わらせたい社会人の方」
「仕事をどうすれば減らすことが出来るのか知りたい方」

 

に対して「仕事を早く終わらせるためのコツ」について書いていこうと思います。

 

1.なぜ仕事が早く終わらないのか

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なぜ仕事が早く終わらないのか?

 

まず初めに、そもそも仕事が早く終わらない理由について書いていこうと思います。

日本人の中に多いのが「自分が出来ないから残業になってしまうんだ」と思い込んでしまっているということです。

 

はたして、それって本当ですか?

本当に会社や上司から無茶な目標を立てられていませんか?

 

残業の原因を明確にしていない限り早く仕事を終わらせることは出来ません。
今日を機に徹底的に仕事が早く終わらない原因を追究していきましょう。

 

①そもそも設定された目標が高すぎる

まず初めに、多くの人が盲目になっている理由に「高すぎる目標設定」があります。

 

会社は企業存続の為に、目標設定をしているのですが、目標が先行しすぎて、
達成できない目標を設定される企業が少なくありません。

 

とにかく売上を上げることが最優先になっていて、
個人の目標が適切に設定されていないのです。

 

本当にそんな目標誰が達成できるのでしょうか?

 

少し残酷的なお話をしますが、会社はあなたの事を大切に思っていると思いますが、経営者の場合、あなたが辞めるということも選択肢に入れています。やめてしまう場合はしょうがないと思っているのです。

 

だからこそ、低い給料で長時間働くように強いることが可能なのです。これは大企業であればあるほど考えられる内容です。

 

それにもかかわらず、真面目な人ほど、何とか目標を達成しようとして、帰る時間が遅くなってしまうことが日本企業の場合本当に多いので、客観的な視点で


「そもそもこの目標設定は正しいのだろうか」
「自分の人生をより豊かにし心身ともに豊かな状態で働く為のする為適切な目標設定だろうか」
といったことを自問自答する必要があります。

 ②効果的な行動が出来ていない

次に、効果的な行動が出来ていない人も仕事が遅くなってしまう傾向にあります。
あなたはパレートの法則をご存知でしょうか?

 

知っている人は多いかもしれませんが、TOP20%の重要な項目に取り組むことで、100%のうち80%の成果を出すことが出来るというものです。

 

分かりやすく言うと、大体の事は重要な2割の事を行えば達成するということです。

 

会社の中を見ていると「※目標達成に対して効果的でない取り組み」を行っている人が非常に多いように感じます。

 

※例えば何も決まらない無駄なMTG
※絶対に案件がないにもかかわらずとりあえずアポに行って来いといわれて訪問するアリバイアポ

 

人生は有限なので、あなたが目標達成をする為に、優先的に行わない重要な内容についてしっかり考えることで、効率的に仕事が出来るようにしていく必要があります。

 

自分の行動が意味ある行動なのか?

目標達成や成果に直接つながる行動なのか?という事を今一度徹底的に考えるようにしましょう。

 

③一人で取り組んでしまう

日本企業の企業文化としてまだまだ多いのが
「多すぎる仕事に1人で取り組んでしまう」
「中々上司や後輩の力を借りることが出来ない」ことです。

 

先ほど①お伝えした高すぎる目標を抱えているにもかかわらず、一人で仕事をせざるをえなかったり、中々力を借りることが出来ない環境は社会に萬栄しています。

 

ご存知の通り、一人でできることは限られていますので、抱えきれない仕事を一人で取り組んでしまうと帰りが遅くなってしまうのは目に見えていますね。

 

④帰宅時間を設定していない

これも早く帰れないほど多い傾向です。

帰るのが遅い人ほど帰宅時間を設定していない人も返るのが遅い傾向にあります。

 

時間を設定している人は、当日にやるべきことを考える癖がついているので、タスクがいつも見えており、ひとたび始業すると、やるべきことを時間内に完結する為に動けている人が多いです。

 

半面、会社の影響もあるかもしれませんが、「絶対18:00に帰る」と決めていない人はずるずると帰宅時間が伸びてしまう傾向にあります。特に家で特にやることがない独身の方に非常に多いと感じています※過去の僕も本当にこの典型的な独身男性でした。

 

定時に帰ることが出来ていない人は子供を持っている方々を見てみるといいでしょう。

定時までに迎えに行く必要がありますので、それまでにやるべきことに徹底的に取り組んでいる姿が目に映っていると思います。

 

ブラック企業に勤めている(帰れる雰囲気がない)

ブラック企業に勤めている場合も、仕事を早く終わらせることが難しいことが多いです。あなたが後輩である場合や若い場合は、この問題が一番厄介です。

 

早く帰りたいけれども仕事が多すぎたり、高すぎる目標を設定させられたり、上司に呼び出されたりして帰ることが出来ない場合も多いですし、一番厄介なのは早く帰る雰囲気がない場合は絶望的です。泣

 

僕の経験上前職のベンチャー企業は30年間その状態でした。

今の会社もフレックスではあるのものの、常に24時くらいまで働いている人もいます。そしてこの状況は15年間くらい変わっていません。

 

正直、会社がいきなり労働規則や、就労規則をガラッと変わる為には何かの事件や、取り締まりなどがないと不可能だと思います。

 

断言しましょう。

 

それまでは絶対に代わることはありませんので、10年-20年と「いつか労働環境が変わるかもしれない」と淡い期待を抱くのは本当に無駄なのであまたの時間を絶対に無駄にしないように注意してください。

 

2.仕事を早く終わらせるための方法・コツ・仕組み

 

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仕事を早く終わらせるための方法・コツ・仕組みについて必ず考えよう

ここまで、なぜ仕事が早く終わらないのかについてお伝えしましたので、
第2部では、具体的に「仕事を早く終わらせるためのコツ」について書いていこうと思います。

 

一つでも、十分に早く帰る為の改善策になるはずですので、
全ては難しいかもしれませんが、可能なモノには取り組んでみるようにしましょう。

 

①目標を下げる

まず、一番重要な事をお伝えしていきましょう。
早く帰る為のポイントは「目標を下げる・達成可能な目標に設定する」ことです。

 

現実的に達成可能な目標を設定していくことでは目標を達成できますし、目標を達成した後はすぐに帰ることも可能です。

 

達成できない目標だけは絶対に設定してはいけません。

 

そして目標達成をした後も、会社から「他のメンバーの売上までカバーするんだ」と謎の事を言われたら「じゃあその分給料をください」といわなければなりません。

 

雇用契約になるので、目標に対して適切な行動と成果を出したのであれば、それ以上の価値をあなたが出すのであれば、その分給料をもらう必要があるのです。

 

このようにして目標を達成可能な目標に設定して、出来るだけ目標は下げるようにしていきましょう★


②優先順位を決めて重要な事のみに取り組む

次に、優先順位を決めて重要なことにのみ取り組むようにしましょう。

僕がやっているのは、朝の時間に優先順位の高いタスクを考えることです。

 

そして、優先度の低いタスクに関しては今日中にはやらずにまた別の日に設定します。※もう一回言います。その日の仕事が終わったらさっさと帰るんです。

 

本当に優先度の高いタスクが終了したらきっぱり返ってしまうのです。

 

こうすることで自分が一日にどこまで仕事をすればよいのかということが明確になり、仕事を終えるタイミングも明確になってきます。

 

早く帰った分の時間は、自分の能力開発だったり、家族との時間に思う存分当てるようにしましょう。余裕が出てくればまた明日の仕事もフレッシュな状態で臨むことが出来ます。

 

③周りの協力をもらう(社内・外部委託)

社内外の協力をもらうことの重要性についてお伝えしていきます。

周りの人の協力をもらうことであなたの一番得意な部分にリソースを使えるようにしていきます。

 

例えばあなたが営業が得意なのであれば、事務処理や企画書などは社内外にサポートしてもらえる体制にしましょう。

 

もしマネジャーや最終的な営業のクロージングが必要なのであれば、それまでのアポイント取得や企画書などは部下に任せていくようにしましょう。

 

周りの人の協力をもらう為に重要なことは

①とにかく成果を出して周りに「あいつにはサポートが必要だ」と認識してもらう
②リーダーやマネージャーになって部下を持つ(部下にサポートをもらう
③社外でのコミュニケーション時は思いやりを持って接する(助けてもらいたいと思えるような自分になること)が重要になります。

 

④時間を決めて帰る

「時間を決めて帰る」短い文章ですが達成するのは本当に難しいですよね。


実際に決めた時間に帰れる人ってどれくらいいるのでしょうか?

 

労働基準法がしっかりしている企業であればきちんと帰れるのでしょうが、ベンチャー企業であればなかなか難しいかもしれませんね。

 

例えば、子供がいるママさんパパさんたちは非常にこの時間管理に優れています。

 

子供を迎えに行かないといけないので、帰る時間を徹底していますし、何としてもその時間までに帰るという事を決めています。

 

彼らを見習って、帰宅時短に絶対変えることを徹底するようにしましょう。
時間を守る・決めた時間に帰ることは「自分の時間をどれだけ大切にしているか」を判断する基準にもなります。

 

⑤仕組みで解決する

あなたのタスクを仕組みで解決するのは非常に効果的です。

あなたがやるべきでない事については、可能であれば外注などを活用してアウトソーシングするようにしましょう。

 

例えば営業の場合アポ取りを代行業者に依頼してみたり、資料作成や企画書作成を外部にアウトソーシングすることであなたが使える時間が長くなります。

 

自分の力が最大限生かされる部分で効果的に仕事をする為に、自分の今の仕事が誰かにお願いできないかという視点はいつも持っておくようにしましょう。

 

ここまでいくつかの仕事を早く終わらせるためのコツについてお話をしていきましたが、大切なのは「コントロールできることに焦点を当てて取り組む」ということです。

 

コントロールできることに焦点を当てなければ、
あなたの心身がすり減ってしまいますし、無駄な体力を使ってしまうことになりますので、会社にコントロールされることよりは、あなたの行動で変わることから改善してみるようにしてください。

 

3.仕事を早く終わらせるために絶対読むべき本

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仕事を早く終わらせる為に絶対読むべき本

ここからは仕事を早く終わらせたい人に向けて本当におすすめの本をいくつか紹介したいと思います。


■エッセンシャル思考

最小の時間で成果を最大にするという考え方は、早く仕事を終わらせるためには必須の考え方です、ベストセラーにもなった本書は間違いなく素晴らしい本です。
仕事を早く終わらせるだけではなく、成果を代々化する為の考え方についても記載がありますので、まだ読んでいない方は必ず読むようにしてください。

エッセンシャル思考 最少の時間で成果を最大にする

エッセンシャル思考 最少の時間で成果を最大にする

 

 

■あなたの仕事はなぜ終わらないのか

米国の超ビッグカンパニー「Microsoft」の伝説のプログラマーが書いた本書は、仕事がどうすれば早く終わるのかについて書かれています。ビルゲイツのような厳しい目を言向けられる環境の中「仕事のクオリティが6-8割でよい」と断言するのは、仕事は早い方が絶対良い、100%の仕事が出来るはずがないので都度アップデートすればよい。納期は絶対に守らなければならないという信念から来ていると思います。

この本は、私自身、仕事が遅くなる時にいつも読み返す本です。
※私は本当に良いと思った数十冊だけ本棚に残すようにしていますがその1冊です。

世界基準で働いている中島さんがどのように仕事を終わらせているのか、絶対一度読んでみてください。

 

■仕事が早い人はどんなメールを書いているのか

1通といえど考えたり、文章を考えることで結構な時間がかかるメール。
仕事を早く終わらせるために、どんなメールを書いているのか大変勉強になった本です。

仕事をするうえで、若いうちに読んでおいてよかったと思える本ですね。
ブログを書いている人も、フリーランスの人も参考になると思います。 

仕事が速い人はどんなメールを書いているのか

仕事が速い人はどんなメールを書いているのか

 

 

4.まとめ

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仕事を早く終わらせてさっさと帰ろう♪

皆様ここまで「仕事を早く終わらせるためのコツ」について書いていきましたが、いかがだったでしょうか?

 

ここまでお話した内容は、一度は聞いたことがあるものばかりかもしれませんし、真新しいものもあるかもしれません。

 

もしかすると、この記事を読んでくれているあなたは、

 

*設定された目標がそもそも高すぎて、負け戦に励まされていたり
*優先的にやるべきではない、タスクに時間が忙殺されていたり、
*何でも一人で取り組んでしまったり
*時間を設定せずに、諦めて仕事に取り組んでいたり
ブラック企業で成果も出していないのに早く帰るなと言われているかもしれません。

 

しかし、厳しい事を言うかもしれませんが、これらの行動をとっている限り、
あなたの仕事が早く終わる可能性はないと思います。

 

なぜなら、会社はあなたの事を守ってくれませんし、
自分をコントロールする以外に仕事を早く終わらせて早く帰ることは出来ないからです。

 

そしてこの記事を書いている僕自身も、
同じような環境(相当なブラック企業に所属)で自分をコントロールすることが難しかった経験があるからです。

 

「自分が必ず仕事を早く終わらせる」という事を決意して行動する。

 

もっと重要な事を言うと、
「早く仕事を終わらせられる環境下に自分の身を置く」という事に勤めない限り、
自分の未来は変わらないと思ったほうが良いでしょう。

 

環境はあなたに本当に大きな影響を与えますので、とにかく早く帰れる環境に身を置くようにして、少しでも自分の時間を確保できるようにしましょう。

 

私もびっくりしたのですが、早く帰れたりフレックスの環境に身を置くことが出来るようになると、本当にたくさんの事が手に入るようになります。

 

それは
①自分の時間(勉強や余暇の時間)
②家族との時間などあなたの人生をより豊かにするための時間です。

 

時間があれば、もっと成長することも出来ますし、
体力も回復することが出来ますのでより効果的に仕事に臨むこともできるでしょう。

 

時間があることはいいことばかりなのです。

 

最後に、仕事を早く終わらせるために一番大切なのは
「環境を変える為の勇気」だと思います。

 

個人的な能力もありますが、
僕の見解から言わせてみればどう考えても仕事が終わらないくらいの仕事量を持っている会社が多すぎます。

 

ブラック企業に勤めていて辞めたいと中々言い出せない人
*自分のキャパシティを越えているんだけれど上司に言えない人
*本当は大変なんだけど、中々後輩に力を借りれない人

 

それぞれの環境で悩んでいる人は、思い切って、
自分の環境を変えたい・今の現状はどう考えてもおかしいという事を伝えましょう。

 

自分を守れるように、自分の言葉で伝えましょう。
もしもそれにこたえてくれない、耳を傾けてくれない会社や人がいたらあなたはそこにいるべきではありません。

 

たった一回の人生を、より余裕をもって生きる為に、
最初は怖いかもしれませんが、自分の言葉で伝えるようにしてみてくださいね。

 

何かあればいつでもお問い合わせを待っていますので、連絡をお待ちしています。 

 

ゆーろ