営業で失敗しない議事録の書き方‗vol.23

営業で失敗しない議事録の書き方(営業編)vol.23

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会社では教えてくれない営業時の議事録の書き方vol.23

みなさんこんにちは!「地球を味わうコンサルタント」運営者のゆーろ(https://twitter.com/yuro_tasteearth)です。 いつもブログを見ていただいて本当にありがとうございます★

 

今回は第23回目ということで「会社では教えてくれない議事録の書き方_営業編vol.23」について書いていこうと思います。

皆さんは、普段営業の本時にメモや議事録の作成を行っているでしょうか?これまで営業を行ってこられた方なら、営業時代には、上司に同行して議事録をとる必要がある会社が多いのではないでしょうか?

 

いざ営業の議事録を取るときは、ノートに書いてみたり、PCで入力すると思いますが、

「会話が早すぎて、議事録作成についていけない」
「大事なところを聞き逃している」
「文章がまとまっていないため、読みにくく、やり直しを命じられる」
「毎回、どのように議事録を書けばいいのか型が決まっていない」

といった悩みを抱えている人は多いのではないでしょうか?

 

何を隠そう、僕のその一人でして、前回にもお伝えさせていただきましたが、
会話を理解することも苦手でしたし、この議事録も本当に苦手でした。

 

現職に入社した当時は、毎日訪問先で議事録を作成する必要があったのですが、MTGに関する議事録をとっていても、お客様の業界も全く違いますし、専門用語が多すぎて何を話しているのか意味が分からないし、話が早すぎて、ついていけないこともしばしばでした。

 

「前回にお客様とのミーティングでどんな話をしたのか思い出せない」
「自分の議事録を読んでも何を言っているかよくわからない」
「次回の提案時に必要なお客様の課題や、一番重要なポイントがわからない」

 

ということもしばしばでした。しかし20代後半から30代にかけて議事録を毎回取ってきたことから、次第に議事録をきちんととれるようになりました。※議事録なんて余裕でしょ。。。という方は今回の記事は飛ばしていただいてもかまいません。

 

今日は、改めて
「営業の話が専門的過ぎて、議事録作成が本当に難しく感じる」
「提案やプレゼンの時に、大事なところを聞き逃している」
「文章がまとまっていないため、上司が自分の議事録の内容を理解できない」
「毎回、どのように議事録を書けばいいのか型が決まっていない」

と感じている学生・社会人(特に20代)の方に向けて「議事録の書き方」書いていこうと思います。

そして今回は、会議やMTGに取る議事録というよりも「営業時の議事録」に特化した内容についてお伝えしていこうと思います。

 

 

1.議事録が必要な理由(再掲)

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第22回の記事にも載せましたが、営業において議事録が必要な理由について書いていきます。

 

①備忘録

営業では顧客への定期訪問(時間を数か月空けて訪問)があると思いますが、まず議事録は、定期訪問の時や、先方への提案が2-3週間後の場合など「期間が空いて、前回の訪問記録について確認したい場合」に活用することで効果を発揮していきます。その他にも、クライアントの海外出張同行時の備忘録・記録といった場合にも備忘録の為に議事録をとる機会があります。

 

②アウトプット要因

アウトプット要因とは、前回の面会内容で確認した内容を思い出しながら提案書を書く際などに使用します。お客様の課題をきちんと議事録に取っておかなければ、いざ提案になった際に、話がずれてしまいますので備忘録はアウトプットの為に必須と言えるでしょう。

 

これら2点がまず初めに議事録が必要な理由です。これらを理解したうえで、営業議事録の作成時には

「MTGに出席したメンバーが何の話をしているのかが一目でわかる」
「クライアント情報および課題が網羅的に記載されている」
「重要な部分と決定事項について記載する」ような議事録を作成することが大切になります。

 

2.議事録の書き方が分からない・苦手な理由

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議事録の書き方がわからない・苦手な理由

議事録の書き方がわからない・苦手な理由に関しては、第22回の記事にのせていますので、是非参考にしてみてください。

 

【第22回:正しい議事録の書き方(会議・MTG編)はコチラから↓】 

前回の記事を要約をすると、議事録作成が苦手な理由は
①議事録の書き方をそもそも習っていない
②何の話をしているのか理解できない
③会話の全てを入力しようとしてしまうことが要因でしたね。

 

営業の議事録にももちろん「型」というものがありますので、どんなことを聞けばよいのか、事前に議事録の準備をすればよいのかについては、改めて書いていこうと思います。

 

3.会社では教えてくれない議事録の書き方_営業編

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ビジネス‗書き方‗フリー

ここまで、「議事録の目的」と「議事録作成が苦手な理由」について書いてきましたので、会社では教えてくれない議事録の書き方_営業編について早速書いていきましょう。

①営業時の議事録作成における確認項目

❶日時

日時については、商談がいつ行われたのか思い出せるように記載しておきます。また、社内で共有フォルダやセールスフォースを使用する際に、議事録を検索しやすいように記載しておきます。

❷場所

場所については会議室(東京・大阪など)の確認どの拠点で会議を行ったのか思い出す為に記載をしますがそこまで重要度高くないでしょう。

 

❸出席者

議事録には誰が出席したのかを必ず書いておく必要があります。自社の参加メンバーはもちろんの事、先方の担当者も必ず「部署名・役職・名前・その人の特徴も記載しておくことが大切です。

心当たりがある人もいると思いますが、上司は色々な人に会うため、結構先方の担当者の名前や特徴を忘れていることが多いです。お会いした方をしっかり思い出せるようにしておきましょう。

❹面会のテーマ・内容

議事録を作成するときは、何について何の目的で話をするのか、題名をノートやPCの一番上に記載するようにしましょう。僕の中ではテーマを記載することは議事録の中でも最もといってもいいくらい重要な要素です。

まず、自分がノートを見返すときにこの「テーマ」がノートの一番上に書かれていないと、何の話をしていたのかを思い出すことが非常に困難になります。また、上司があなたの議事録を見るときも、このテーマ・題名がノートに記載されていないと、上司は議事録の内容を把握する事が非常に難しくなり、余計な体力を使わせてしまいます。議事録を書き終えた後は、その議事録の題名が何なのかを確認する癖をつけましょう。

❹【重要】具体的な確認項目

ここからは、実際に聞いていくべき確認内容をどんどん書いていきます。
それぞれの項目を何故確認しなければならないのかを理解しながら、ヒアリングと議事録作成を行う必要があります。

■事業内容

まず最初に、先方の会社ではどのような事業を行っているのかを確認します。私の場合は上場企業に訪問をする時は必ずIRライブラリーの中の「決算報告書」「決算説明会資料」を読みます。

これらを読むことで、訪問する会社の業績が好調なのか不振なのか、どんな製品を取り扱っていて、注力事業は何なのか、注力エリアはどこなのか大まかな現状や課題について把握することが出来ます。

 

 

■担当者の部署の役割

次に先方の部署・合っている担当者はどんな役割の仕事をしているのかを確認します。
この担当社の部署の役割を確認することで、その部署が自分の営業対象なのかを把握します。

 

■取扱製品

次に、先方の会社がどんな製品を取り扱っているのかを確認することで、クライアントが一番販売したい「注力商品」を把握することが出来ます。何故取扱製品の確認をするのが良いかというと、大体、企業の悩みというのは、取り扱っている注力製品を「どうすればもっと売れるのか」「安く作れるのか」の2点になりますので、取扱製品を理解しておくことで、クライアントの課題解決に非常に近づくことが出来る為です。必ず注力製品は確認しておくようにしましょう。

 

■主要顧客

次にお客様の製品の主要なお客を確認します。クライアントの主要顧客を確認することで、先方の顧客層や流通経路、マーケティング方法などを推測することが出来ます。例えば、ある自動車の部品メーカーの顧客が自動車メーカーだった場合、「部品は汎用品が多くコスト勝負になるので、海外の生産委託先を探すのがポイント」だなとか、「他の会社には作れない高品質の部品の開発がポイント」になるとかいろいろなアイデアが出てきます。クライアントのエンドクライアントを確認しながら、先方の課題を把握できるような癖を常につけておきましょう。

■競合企業

これはお客様にあえて聞くと不信感が出る可能性があるので注意が必要ですが、クライアントの競合状況を確認しておくことは、あなたが提案するときに非常に重要なヒントを与えてくれます。競争環境を把握しておくことで、クライアントの戦略をどのような方向に向かわせていけばいいのか戦略を立てることが可能になります。クライアントの競合企業がどのような商品を取り扱っているのか、価格はいくらくらいなのか、拠点はどこに何故会って、どのような営業戦略をとっているかなどを把握することが出来ます。事前に準備しながら当日も競合環境についてはヒアリングとメモをすることにしましょう。

 

■注力エリア

顧客の注力エリアを確認することも非常に重要になります。エリアというのは、国内かそれとも海外のどちらに注力しているのか?海外に注力している場合、どの国、都市で事業を展開しようとしているのかなどを確認することです。エリアを確認することで、顧客が一般的な海外戦略について事前に把握する事が可能になり、提案時に役立ちます。(一概には言えませんが、中国でビジネスをする場合は人脈ビジネスなので、現地の総経理とどのようにコネクションを取るのかであったり、東南アジアでビジネスを行う場合は価格勝負になることが多いので、どのように価格設定を行い、付加価値を出せるようなマーケティングをしていくのかなど

■具体的な課題

次に、クライアントが実際に何に困っているのかを確認していきます。そして、その中でも一番困っていることは何なのかを整理していきます。議事録を取るときに重要なのはクライアントの表面的な言葉に惑わされない事です。クライアント自身も自分たちの本当の課題が何なのかをわかっていない場合が多いので、「何故、その課題が課題だと思われているんですか」とか「いくつかある課題の中でその課題の優先度が一番高い理由は何ですか」などの課題背景を深掘りする質問を必ず投げかけるようにしましょう。

■決済権の有無

可能であれば、話している担当者が決済権を持っているのかは確認しておいた方が良いでしょう。商談がたとえ盛り上がっても、決済権がなかったり、先方の上司に再度訪問をする必要があれば、今回の商談にはあまり力を入れる必要がない可能性があります。
無駄な労力をかけずに済む場合も多くありますので、決済権の有無は事前に確認することをおすすめします。

■予算感

先方のマーケティングやコンサルティングや調査、部品購入に使える予算はいくらかは必ず事前に確認する必要があります。お客様の予算感を理解しないまま営業をしてしまうと、無駄な工数をかけてしまう可能性があるからです。たとえば予算が100マン円しかない企業に対して1000万円の提案をしても徒労に終わってしまう可能性が高いです。適切な顧客に適切な提案を行う為にも、予算感を確認しあなた自身がお客様を選べるようになりましょう。

■納期

いつまでに納品物を納品すればよいのかもプロジェクトを運営するにあたっては必要な要素になります。納期を確認する理由は、納期が短かったりするとあなたの首を絞めることになりますし、社内のリソースも借りる必要があるためです。他にも、先方の予算消化の時期に営業を行い、決算期までに納品することが出来れば先方も予算を使い切りたいことから受注につながる可能性が高くなる為に納期は必ず確認する必要があります。

■決定事項と次回予定

営業が終盤に近付いてきたら、決定事項と次回予定について議事録を書きます。決定事項については社内共有必須の為、漏れの無いようにしましょう。※補足になりますが、私の場合は面会時に次回面会日時も決定してしまいます。私の周りの優秀な営業マンは、営業の流れが見えている為、その日のうちに次回の面会予定を必ず押さえるようにしています。優秀なクリニックなども必ず次回の予定を押さえますよね。それと全く同じ原理です。

 

②議事録の書き方

■議事録のテーマについて

議事録を作成するときにはまず初めに「題名を揃える」ことが重要です。※会社に規則がある場合が多いと思いますが、もし題名入力に関する決まりがない場合には、自分の中で決まりを作ってしまいましょう。

 

このように題名に決まりを作るのは
「フォルダを日にちごとに整理しやすいようにする」
「社内のメンバーが議事録を検索をしやすくする」といった目的があります。

 

例えば私の会社の場合5月4日に議事録を作成した場合
”190504_●●株式会社_経営企画部_●●様”題名を記載する必要があります。

 

こうすることで、フォルダを開かなくても「いつ、どの会社の誰と面会をしたのか」がわかりやすいようになっています。

 

その他の書き方については前回の議事録の書き方(会議・MTG編)で書いていますので、是非参考にしてみてください。

 

【第22回:正しい議事録の書き方(会議・MTG編)はコチラから↓】

 

4.まとめ

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議事録を正しく書いて、営業に活かそう‼

ここまで「会社では教えてくれない議事録の書き方_営業編」について書いていきましたがいかがだったでしょうか?

今回の議事録でお伝えしたかったことは、

①営業の議事録は備忘録とアウトプット(提案)の為にある
②営業時の議事録は別に書くべき項目があり、型通りに書いていく必要がある
②書き方は、題名→大スキーマ→中スキーマ→小スキーマの順で書いていくことです。

 

前回の記事でもお伝えしましたが、私も営業時の議事録には大変苦労しました。数年間、会話の内容を捉えるのが苦手で、もちろん議事録の書き方の容量をつかめていない時代が長く続いていました。

 

そんな中でも議事録を書かないといけなかったので、本当に辛かったのですがその時代を克服したいと思った内容をこの記事で書いたつもりです。

 

何とか、この記事を参考に少しずつ、議事録の型を身につけて、考えなくともすらすら議事録の作成が出来るように取り組んでみてくださいね。

 

議事録の書き方(会議・MTG編)でもお伝えしたように、議事録が書けるようになるということは、自分の思考が整理されているということの証明です。

 

議事録を書いていると自分の思考がクリアになっていきますので、常に議事録を作成する癖をつけて、議事録を書きながら情報収集と整理を一緒に行えるようになっていきましょう。

 

そうすることで、あなたの人生がもっともっと改善していくこと間違いなしです。
少しでもこの記事を読んでくれたあなたの人生が、良くなることを心から応援しています。

 

なにかあれば、お問い合わせページから何でも相談してくださいね♪

 

最後まで読んでいただき、本当にありがとうございました。
また定期的にアップしていきますのでよろしくお願いします(^-^)

 

ゆーろ

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