会社では教えてくれない会議・MTG時の議事録の書き方_vol.22

会社では教えてくれない会議・MTG時の議事録の書き方_vol.22

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会社では教えてくれない正しい議事録の取り方

みなさんこんにちは!「地球を味わうコンサルタント」運営者のゆーろ(https://twitter.com/yuro_tasteearth)です。 いつもブログを見ていただいて本当にありがとうございます★

今回は第22回目ということで「会社では教えてくれない正しい議事録の書き方」について書いていこうと思います。皆さんは、普段会社でメモや議事録の作成を行っているでしょうか?

新人時代には、議事録をとる必要がある会社もそうでない会社もあるのではないでしょう。いざ議事録をとってみると

「会話が早すぎて、議事録作成についていけない」
「大事なところを聞き逃している」
「文章がまとまっていないため、読みにくく、やり直しを命じられる」
「毎回、どのように議事録を書けばいいのか型が決まっていない」

といった悩みを抱えている人は多いのではないでしょうか?

 

何を隠そう、僕のその一人でして、前回にもお伝えさせていただきましたが、会話を理解することも苦手でしたし、議事録を作成することも本当に苦手でした。

前職では1週間ごとに、議事録を担当しなければならず、議事録をとっていても、何を話しているのか意味が分からないし、話が早すぎて、ついていけないこともしばしばでした。

何を話しているのか理解が出来ないので、肝心な部分の会話を聞き漏らしてしまい、上司に確認を求めてもやり直しを命じられてしまう。本当に毎回議事録の担当が回ってくるのが苦痛で仕方ありませんでした。

30代になっても、会議の議事録は少なくなったとはいえ、やはりお客様との商談の場面でも議事録を毎回取るようになり、話は全業種×全商材の為、やはり議事録のスキルは必須でした。

 

問題はもちろん議事録の書き方について理解できなかった私のせいなのですが、何より議事録の書き方を教えてくれる人は誰一人いなかったということです。何が正解かもわからないまま、提出したものに対してあーだこーだ言われるのも本当に苦痛でした。

 

そこで私自身、自分で議事録に関する書き方を勉強することにしました。そして議事録必須の環境で真摯に2年間議事録を取り続けたことで、今では議事録をきちんととれるようになりました。※議事録なんて余裕でしょ。。。という方は今回の記事は飛ばしていただいてもかまいません。

 

他の人からしてみたら「議事録なんてかけて当たり前っしょ」と思う人もいるかもしれませんが、私の中ではそれくらい大きな出来事だったのです。今日はもし同じように悩んでいる人がいたらそんな人の後押しをしたいと思って記事を書きます。改めて、

 

「会話が早すぎて、議事録作成についていけない」
「大事なところを聞き逃している」
「文章がまとまっていないため、読みにくく、やり直しを命じられる」
「毎回、どのように議事録を書けばいいのか型が決まっていない」と感じている学生・社会人(特に20代)の方に向けて「正しい議事録の書き方」書いていこうと思います。

 

 


1.議事録が必要な理由(議事録の目的)

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議事録の目的

議事録の目的は主に3つあります。

①社内会議の内容を、会議に出席出来なかったメンバーに共有・または記録

②コンサルティングや調査会社(他の会社でも)の面会時に次回提案の備忘録・記録

③クライアントの出張同行時の備忘録・記録

要は①備忘録②会社の公式用の記録③アウトプットの要因で議事録を作成するわけですね。

特に、議事録が役立つ場面というのは

①会議に出席できなかった人が、後日閲覧する時や
②顧客への定期訪問(時間を数か月空けて訪問)の時や、2-3週間後の提案など、「期間が少し空いて、前回より前の訪問記録について確認したい場合」に活躍していきます。

この目的を理解したうえで、議事録作成に重要なのは
「会議に出席したメンバーが何の話をしているのか一目でわかる」
「重要な部分と決定事項について記載する」
「内容は冗長にならないように作成する」
といったこと
になります。

議事録作成を行うときは、この大前提をまず頭に入れておくことにしましょう。

 

2.議事録作成が苦手な理由

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議事録作成が苦手な理由

 

次に、議事録作成が苦手な理由について書いていこうと思います。


①議事録の書き方をそもそも習っていない(何について書いていいかわからない)

まず覚えておいてほしいのは、学生もしくは新卒社員のあなたは「議事録作成」というものを学校では習っていないということです。そんな中で何のレクチャーもなく、議事録を書けといわれてもそれは無理な話なのです。

議事録には重要なポイントがありますし、書き方ももちろんあります。きちんと伝えるべき内容について習っていない限り議事録作成を行うことは難しい事であることを覚えておきましょう。


②何の話をしているのか理解できない

次に議事録作成の苦手な人はそもそも「今何の話をしているか」ということを理解していない人が多いです。前回の「会話を理解できない人の特徴」について記事を書きましたが、話の文脈を理解していない限り、頭の中に話が入ってきませんので、もちろん議事録を入力することも難しいと思います。まずは会話を理解する為の型を身につけましょう。

 

以下に、社会人に入ってからも中々会話を理解できなかった僕が、会話をどんどん理解できるようになった方法を書いていますので是非参考にしてみてください。

【第20回:理解力を高める為の7つの方法はコチラから↓】

www.taste-the-earth.com


③会話の全てを入力しようとしてしまう

僕もそうだったのですが、聞き漏れがないと非常にまずいと思い、会話の内容をとにかくベタ打ちで全部入力していました。

しかし、自分の頭の中で会話の内容を整理しないまま、ただ文章を打ち込んでいるだけなので、途中で、自分の知らない内容になった場合に、何の話をしているのかわからなくなったり、後から自分の議事録を見返しても、意味が分からなくなったり、重要な部分が抜けていたりしていました。

最初のうちは、録音した内容をすべて打ち込むことも練習にはなりますが、最終的には、必要な部分だけ簡潔に書き残すことが必要になるでしょう。

 

3.会社では教えてくれない議事録の書き方

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会社では教えてくれない議事録の書き方

ここまで、「議事録の目的」と「議事録作成が苦手な理由」について書いてきましたので、個々からは「会社では教えてくれない議事録の書き方」について書いていこうと思います。


①議事録を書くときに必須内容

議事録を書くときの必須事項は様々だと思いますが、忘れてはいけない内容について書いていこうと思います。あなたの所属している会社によっては、必要ない内容や、もう少し足したほうが良い内容もあると思いますので、自分なりにアレンジしながら、書いていただければと思います。

 

しかし、基本的に議事録作成時に重要な内容は「5W1H」に集約されます。

誰が(Who)いつ(When)どこで(Where)何を(What)なぜ(Why)どのように(How)行ったのかを記載していくことで必要なことが網羅されていきますので、頭の片隅に入れておくようにしましょう。

【基本的な会議の場合】

*日時
(会議がいつ行われたのか思い出せるように/社内で検索しやすいように)

*場所
(会議室の確認/どの拠点で会議を行ったのか思い出す為※そこまで重要度高くない)
*出席者
(誰が出席したのか※自社の参加メンバーはもちろんの事、先方の担当者も必ず「部署名・役職・名前・その人の特徴も記載しておくこと)※上司は色々な人に会うため結構先方の担当者の名前や特徴を忘れていることが多い。
*テーマ
(何について話をするのか、何の目的で話をするのか)
*議事録
(聞いて言った内容をどんどん書いていきます)
*決定事項
(MTGや会議で決定されたことを書きます。決定事項については社内共有必須の為、漏れの無いようにしましょう)
*次回予定
(次回までの宿題、取り組むべき内容)といった内容になります。

 

②議事録の書き方

次に議事録の書き方について説明していこうと思います。議事録は最初に伝えた通り、わかりやすく書くことが重要です。分かりやすい議事録を作成する為に、以下の事に気を付けながら議事録を書いていきます。

❶内容ごとに大テーマ(大スキーマ)/中テーマ(注スキーマ)を入れる。

あるテーマについて書いていくときは、大テーマ・中テーマ・小テーマ=詳細内容に分けてわかりやすく書いていきます。3段階で話を細分化していくことにより、自分の思考がよりクリアになります。ポイントは大テーマの情報の方が粒度が大きくなるように書くことです。

 

例えば営業会議の議事録をとる場合は
–【営業報告について】※大テーマ——————
■Aチーム(中テーマ) 売上●●万/達成率●%(小テーマ=詳細内容)
■Bチーム(中テーマ) 売上●●万/達成率●%(小テーマ=詳細内容)
■Cチーム(中テーマ) 売上●●万/達成率●%(小テーマ=詳細内容)
————————————————–
のように分けていくことでわかりやすい文章になっていきます。

 

何回も議事録をとっていると気付くのですが、基本的に話の内容は、この大テーマ・中テーマ・小テーマ=詳細内容で分けることが可能です。

 

いつも3段階で、話の内容を分けられることを覚えておけば、思考整理も簡単になるので、まず頭の中で、話を大テーマ・中テーマ・小テーマに分けることを意識しましょう。

 

❷です・ます調はいらない

議事録作成はとにかくわかりやすく書くのがポイントとお伝えしました。つまり、文章が冗長になってはいけないということです。

 

その為、原則として文章は「です」「ます」にならないようにしましょう。

良い例:Aチーム売上:1000万
悪い例:Bチームの売上は1000万円でした。

 

良い例と悪い例を比べてみると、数文字ですが悪い例の方が長い文章になっています。このような文章が重なると、全体で見た時に文字数に非常に差が出てしまうので、体言止めを活用するなどして、削れる文章は削るようにしましょう。

❸重要なことは最初に書く

次の議事録作成のポイントは「重要な事を最初に書く」ということです。重要な事を最初に書くと何が良いかというと「相手に1番知ってもらいたいことをまず知ってもらえる」ということです。

また「1番重要な伝えたいこと」が頭にまず紐づく為、その後にかれた文章の理解度も格段に高まるのものポイントです。基本的に議事録を読む方々は出張などが忙しい上司のケースが多く、肝心なことをまず最初に書いておかなければ「結局言いたいことは何なんだ」と怒られてしまいますので気をつけましょう。

逆に言えば、簡潔に伝えたい要点だけを書いている場合、「お、この子は議事録の書き方をよくわかっているな」と好印象を持ってもらえますので、議事録に関しては、重要なことは最初に書くようにしましょう。


4.議事録作成を克服する為の書き方・方法

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議事録作成を克服する書き方

僕もそうでしたが、議事録作成が苦手な人が議事録を克服する為の書き方・方法を書いてみましたので参考にしてみてください。

①会議の録音は必須

この録音は必須ですね。会議中の内容を聞き漏らしてしまった時に、周りの人に聞くのは気が引けますし、そういった心配をしなくてもよいように、必ず録音はするようにしましょう。

録音を行う際は、もしiPhoneの場合は「機内モード」に設定するようにしましょう。そうすることで、急な電話やメールが届いてしまい、録音が中断することを避けることが出来ます。


②議事録をとる前に「大テーマ」を予測し、事前にメモの準備をしておく。

議事録を打ち込むときはパソコンを使用すると思いますが、何の話をしているかを聞いたときに、そのテーマをパソコンに打ち込んでいると肝心の内容を聞き漏らす可能性があります。

 

そういった失敗を避ける為に、僕の場合は議事録を作成するときは、予めは無しの内容を予測して事前にテンプレートを用意しておきます。事前に準備をしておくことで、あるテーマの内容の話になったときに、事前に入力していた部分スムーズに会話内容を入力することが出来ます。

例えば、以下のような形でテンプレートを作っておきます。

—————————————————-

190503_全体会議議事録
【前段内容】
*日時
*場所
*出席者
*テーマ
*実際の議事録
*決定事項
*次回予定

【社長からのメッセージ】
あああ
いいい

 

【各チーム売上報告】
*Aチーム
*Bチーム
*Cチーム
—————————————————-
このように議事録の準備を行うことで、事前に話の内容を推測しながら議事録を取れる為、議事録のスピードも正確性も上がっていくので試してみてください。


③何の話をしているのかを一番に把握する

会話を理解する為に必要なのは「何の話をしているのか」という文脈を理解することです。

 

「そもそも何の話をしているのか」を理解することが出来なければ、絶対に議事録は書けないので、「今は、社長が全社の戦略について話をしているんだな」「今は、新規事業部長の●●さんが新事業のアイデアについて話しているんだな」ということを理解したうえで、議事録作成に取り組むようにしましょう。

議事録には、以下のように書いていきます。

—————————————————-
【社長からのメッセージ】
■全社戦略について
*2019年は海外事業戦略について
 注力 ・エリアに関しては東南アジアの「タイ」「インドネシア」「フィリピン」  
 理由は、人口がある程度担保され、今後の人口推移も上昇傾向にある為。
—————————————————-
何の話をしているのかを理解することが出来れば、どんどん下位段落に話に関する情報を入れていきましょう。


④大きな情報から小さな情報の順に議事録を書く癖をつける。

「大きな情報から小さな情報の順番」に議事録が書けるようになることも、議事録作成を克服する為には欠かせません。

上の社長のメッセージの場合

「社長のメッセージ」⇛「全社戦略」⇛「全社戦略の中の海外事業戦略」「海外事業戦略の注力エリア」といった形で情報がどんどん細分化されて、小さくなっているのが分かります。

この「大きな情報から小さな情報の順番に議事録を書く」感覚を身につけなければ、頭の中で情報を整理することが出来ていない証拠です。

「情報の粒度」とお伝えするケースが多いのですが、情報の大きさを区別して、頭にしまい込まないと、頭の中から情報を引き出すことが難しい為、最初は難しいかもしれませんが、必ず「情報の大きな順から議事録を書く」ということは意識するようにしてください。


⑤違う話になった時に「違う話」を別の場所にメモする。

会議の中で議題について、議論がされていればよいのですが、実際に会議中に話が脱線することがよくあります。議事録の担当者は、議論の内容がずれていることをいち早く察知して、別テーマとしてメモを取らなければなりません。

たとえば「君たちの売上が悪いのは、マーケティングが出来ていないからだよ!そもそも人材の採用はどうなっているのかね?」といった議論がされたとします。

こういった場合は、以下のように書いていく必要があります。

—————————————————-
【各チームの売上報告】
■Aチーム:1000万円の目標に対して500万円(50%ショート)
<原因>
*マーケティング的視点 TOP20%の重点顧客に対して営業が出来ていなかった
(マーケティング課題についてのメモを取る)
*人材の採用
採用予定人数がそもそも満たせていない為、営業人数が足りていない現状。
(採用課題に関するメモを取る)

—————————————————-

 

議事録を取る際は、「今は議題に沿った話をしている」「今、別の話に内容が移ったな」といったことを区別して把握できるようになりましょう。

 

5.まとめ

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正しい議事録の書き方で内容を整理しよう

ここまで、「会社では教えてくれない議事録の取り方」について書きましたがいかがだったでしょうか?自分の議事録の取り方と似ている部分もあれば、新しい考えの部分もあったのではないでしょうか?

議事録をとれるようになると本当にいい事ばかりです。

 

たとえば

「会議の内容をすんなり理解できる」
「会社の注力事業や製品を理解したうえで、営業に臨むことが出来る」
「営業時に相手の情報を正確に把握することが出来、適切なソリューションをとることが出来る」
「企業に再訪問する際に、前回の面会内容を振り返ることが出来る」などです。

 

その他にも、議事録がきちんと作成できる人は上司に同行させてもらいやすく、勉強させてもらえる機会が増えたり、場合によっては上司のお客様を引き継ぐことも可能になります。

私が見る限り、やはり頭の良い人は議事録の整理の仕方が非常にきれいです。情報の粒度も適切で、頭の中にすーっと入ってくるような議事録の書き方をしています。

逆に議事録が書けていない人は、情報を頭の中で整理することが出来ていない為、何を書いているのかさっぱりわかりません。本当に読むのが疲れます。

営業成績も議事録と関連していて、もちろん営業成績がいいのは、きちんと話を聞けて、相手が求めているものを理解して提案できる前者になりますよね。

様々な場面でメリットを享受する為にも、議事録を書けるようになることはビジネスにおいて必須です。議事録は決しておろそかにしてはならないビジネススキルということをきちんと理解しておきましょう。

 

あなたがこの記事を読んで、少しでも議事録に対する不安がなくなり、営業活動に活かすことができる議事録作成が出来るようになれば私としても本当にうれしい限りです。

 

会話を理解し、理解したものをノートやPCに起こすことが出来るようになると、私のように、ビジネスの負担が本当に少なくなることを体験していただけると思います。

 

あなたのビジネスライフが少しでも楽しくなることを応援しています☆
なにかあれば、お問い合わせページから何でも相談してくださいね♪

 

最後まで読んでいただき、本当にありがとうございました。

また定期的にアップしていきますのでよろしくお願いします(^-^)

 

ゆーろ

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