・仕事が多すぎる…。
・キャパオーバーでこれ以上は無理…。
今こっちがどれだけ忙しいかも知らずに、無責任な量の仕事を押し付けられると腹が立つしキャパオーバーになりますよね…。
ゆーろキャパオーバーになるのは会社と自分両方の責任ですが、当時の僕のように①原因②対処法③予防策がわからないと、一生終わらない仕事から抜け出せず”社畜コース”です。
今回は仕事でキャパ越えしてしまう人に向けて【キャパオーバーになる原因と対処法】をお伝えします。
本記事を読めば、仕事をミスなく、納期通り終えることができ、余裕を持った仕事ができるようになります。
更に時間ができることで、趣味や勉強、家族とのかけがえのない時間が取れるようになり、毎日幸せを感じながら生活できるでしょう。
キャパオーバーになるほど仕事を続けると、心身を壊し、成果も出ずに一生社畜生活から抜け出せないので、本記事の内容を実践して仕事をマネジメントしてくださいね！
- 超大作で量が多いので、好きなところを目次からクリックして読み進めてください。
- キャパオーバーで心身の健康が危ない人は『診断チェック項目15個』で早期に辞めるべきか判断してください。
- キャパオーバーのときの対処法が早く知りたい方は→こちらに飛んでください。
でんさんこの記事を書いている僕は30代で、現役戦略コンサルタントとして10年働いています。
当ブログ『ビジネスギーク』で転職情報や年収を上げる方法を発信しています
：https://twitter.com/yuro_tasteearth
1.仕事でキャパオーバーとはどのような状態？
仕事における『キャパオーバー』とは、1人が作業できる仕事量・難易度・能力（Capacity）が超えてしまっている(Over)状態です。
キャパオーバーすると、考えるべきことで頭が一杯になり仕事に集中できなくなります。そして、仕事にミスや漏れが増えるようになります。
更には、仕事が間に合わない・できないストレスから、メンタルバランスが崩れてうつ病を発症することも多々あります。
次からはキャパオーバーになるデメリットや、キャパ越えを引き起こす理由について解説していきます。
2.仕事でキャパオーバーになるデメリット
まず最初に仕事でキャパオーバーになるとどんなデメリットがあるかご紹介します。
キャパオーバーになると、仕事に大きな悪影響がありますので未然に回避できるようにマネジメントしましょう。
2.1.残業続きで時間がない
仕事でキャパオーバーになる一つ目のデメリットは「残業続きで時間がない」ことです。
なぜなら時間が無くなると勉強や自己投資の時間が取れず、成長スピードが遅くなるからです。
更に家族との時間が取れないことで、家庭での人間関係が悪くなったり、心に余裕がなくいいことがありません。
2.2.身体が疲弊して眠い・仕事にならない
2つ目は心身が披露して眠くなったり疲れていて仕事にならないからです。
キャパオーバーの状態だと残業増え続けるので、自然と変えるのが遅くなり睡眠時間が減ります。
そのため、日中は眠く仕事がはかどらない、結果的に夜遅くまで仕事になる悪循環に追い込まれるのです。
2.3.他の仕事が気になって目の前のタスクに集中できない
3つ目の悪影響は他の仕事が気になって目の前のタスクに集中できないことです。
なぜならキャパオーバーの場合マルチタスクで溢れていることが多く、一つの仕事が終わらないと別の仕事にも影響が出るからです。
ゆーろ2.4.納期で頭がいっぱいでストレスから鬱に病になる
4つ目の悪影響は納期で一杯になり、ストレスからうつ病になることです。
なぜなら納期が迫ると緊張やストレスが避けられない状態が続き、耐えられず心身が崩壊するからです。
「逃げられない状況」「自由のない状況」は人に害しかない所がつらい所です。
2.5.仕事の品質が落ちる
仕事でキャパオーバーになる5つ目のデメリットは仕事の品質が落ちてしまうことです。
なぜなら仕事が多すぎてそれぞれの仕事に手が回らないからです。
最高品質のものを届けたいものの、納期や上司からの詰めがあると最短で仕事を片付ける必要があり、
時間をかけて120%の物を提供していた時よりもクオリティの低いものを納品してしまいます。
ゆーろ2.6.評価が下がり給料が上がらない
先ほどお伝えした通り、仕事が多すぎると納品物の品質が下がるため評価が下がります。
評価を得られないので、結果的に給料も上がらずドロップアウト（退職）に追い込まれてしまいます。
ゆーろ参考：【給料が上がらない人の特徴7選】給料を上げる方法と昇給交渉術を解説!!
2.7.プライベートの時間が取れず、人生が虚しい
最後は仕事がキャパオーバーになることで、プライベートの時間が取れず人生が虚しいことです。
家族・友人とのプライベートな時間が取れず、毎日仕事ばかり。土日も仕事で疲れて寝ている。
こんな生活をしているうちに虚しくなり、ネガティブになった結果、うつ病を発症して寝込んでしまうのです。
でんさん参考：【仕事でうまくいかない】辞めたい・左遷候補から抜け出す人生逆転法
3.仕事でキャパオーバーになる前兆
ここからは仕事でキャパオーバーになる前兆についてお伝えします。
キャパオーバーになる前兆を知っておかないと、耐えられなくなり疲弊したりうつ病に感染します。
キャパ越えしやすいシチュエーションを理解して、そのような状況の場合は事前の対応策を取りましょう。
3.1.定時で帰れなくなる・家族との時間が取れない
仕事でキャパオーバーになる1つめの前兆は定時で帰れなくなったり、家族との時間が取れないパターンです。
なぜなら定時で帰れない＝キャパ以上の仕事を抱えている可能性が高いからです。
- いつも終電ギリギリ/定時で帰ることがほとんどない
- 家に帰ったら家族はいつも寝ている。家族と一緒に食事できない
このような状況になってくるとキャパオーバーの恐れがあるので仕事を早く終わらせられるよう心がけましょう。
参考：社会人の勉強時間の作り方17パターンを暴露！【超激務なコンサルが効果実証済み】
3.2.納期が守れなくなる
キャパオーバーの二つ目の前兆は納期が守れなくなるパターンです。
なぜなら納期が守れない＝次から次へと業務が入り、仕事が追い付いてない可能性があるからです。
- いくら頑張っても別の仕事の納期が迫ってくる
- 常に仕事で追い詰められている状態。
- 前日やぎりぎりまで納品物の作業をすることが慢性化
上記のような状態は仕事量が多すぎてキャパ越え寸前なので、仕事量を減らすのがマストです。
参考：仕事量を減らし最速でタスクをさばく『8つのコンサル仕事術』
3.3.ミスや抜け漏れが増えてくる
キャパオーバーの3つ目の全長はミスや抜け漏れが増えてくることです。
ミスや抜け漏れが増えているということは、管理しきれない仕事量を抱えている可能性があります。
1つ1つの仕事内容や納期、依頼事項を覚えられない。メモを取ることさえ忘れてしまう。
抜け漏れが増えているときは非常に危険なので、キャパオーバー・もしくは実力不足を疑いましょう。
参考：『メモの取り方』が劇的に変わる4つのコツ【コンサル歴10年のノウハウ】
3.4.毎朝起きるのがつらくなる・起きれない
4つ目は毎朝起きるのがつらくなって起きれないパターンです。
なぜなら朝起きれないのは前日の疲労が取り切れてない、もしくはストレスで現実逃避したいサインだからです。
- 朝眠くて起きられない、身体が動かない
- 会社に行きたく無くてしょうがない。毎日朝起きるのが憂鬱
そのような状態の場合は仕事が多すぎる、もしくは耐えられないプレッシャー環境下で働きすぎな可能性があります。
よめちゃん3.5.土日も出勤or疲れて寝るだけ
5つ目の兆候は土日出勤が増えたり、土日に疲れて寝るだけの生活になっているときです。
なぜなら土日出勤や土日も寝るだけの状態は、平日の通常時間では終わらない量の仕事を抱えていることを意味しているからです。
このような会社は残業が萬栄化しているので、毎週のように同じ状況が続きます。
忙しいのが悪いとは言いませんが、土日も寝て終わるだけの生活は社畜・奴隷・ロボットとなじ幼な扱いです。
ゆーろ3.6.些細なことにイライラする
最後は些細なことにイライラし始めたらキャパオーバーの兆候です。
なぜなら些細なことで怒るということは、少しの失敗も許されないストレス環境にいるか、他の人に当たりたいほど理不尽な環境下で働いているからです。
特に普段怒らないあなたがイライラする場合、既にキャパオーバーしている可能性が高いです。
参考：仕事の理不尽に耐えられない！無くならない理不尽な環境を解決する8つの方法【我慢は無意味】
4.新人時代に仕事でキャパオーバーになる理由10選
ここからは新人時代に仕事でキャパオーバーになる10の理由についてお伝えします。
キャパオーバーになるには必ず理由があり、その理由を根本から改善しないと仕事は減りませんので、
あなたがなぜキャパオーバーになりそうなのか、理由を正確に把握してくださいね。
4.1.単純に仕事量が多すぎる
仕事でキャパオーバーになる1つめの理由は単純に仕事が多すぎることです。
なぜなら人には体力的にも精神的に適正な仕事量があり、それを超えると限界値を超えるからです。
- 毎日残業、始発勤務&終電帰り
- 次から次へと仕事の依頼で、全く仕事が終わる気配がしない
このような状況の人は、確実にいつかキャパ越えするか、会社で働くモチベーションをなくすでしょう。
4.2.人手不足で作業人数が足りてない
2つ目は人材不足で作業人数が足りてないパターンで、理由は本来複数名で作業するレベルの仕事を一人で受けるのは不可能だからです。
- 常に人の入れ替わりが激しい
- 不人気企業で人が全然入ってこない
- 本来複数名でやるべき仕事を一人で賄っている
このように人手不足なパターンはブラック企業や創業間もないベンチャー企業に多い傾向です。
組織としてサポートする気がない、採用する実力がない会社は危険なのですぐ辞めた方が無難です。
参考：【ブラック企業あるある】思い出すと恐怖『超ブラック企業50の特徴』
4.3.仕事を断れない。評価を気にしすぎ。
キャパオーバーになる3つ目の梨湯は仕事が断れないことです。
なぜなら仕事が断れないと、業務が終わってないにもかかわらず次から次に仕事が来るからです。
問題は会社や上司があなたの作業状況を把握しておらず「まだ大丈夫だろう」となんでも押し付けることにあります。
よめちゃん4.4.自分のキャパシティや現在の仕事量を伝えてない
4つ目はあなたの仕事のキャパシティや、現在の仕事状況を会社や上司に伝えていないケースです。
理由は上記についてあなたが伝えないと、会社は「まだ大丈夫」と仕事を割り振ってくるからです。
仕事がある時は、誰かが作業をしないといけないため、ヘルプを出していない人に全員に仕事の打診が行くのが会社の定めです。
4.5.作業スピードが遅い。能力不足
5つ目は単純に作業スピードが遅いパターン。もしくは能力不足です。
PCスキルや、課題把握・問題解決能力が低いと、人よりもタスク処理に時間がかかるからです。
- ブラインドタッチ・ショートカットが使えない
- 課題抽出から解決方法までが瞬時に導けない
このような人は1日でも早くPCや基礎ビジネススキルを身に着けなければいつまでも作業が終わらないでしょう。
参考：【コンサル10年の結論】社会人20代で身につけるべきビジネススキル30選
4.6.新しく覚えることや、難しい作業が多い（経験&知識不足）
6つ目の原因は新しく覚えることや難しい作業が多い場合です。特に新入社員や技術系に多いパターンです。
なぜなら難しい処理作業や、1つ間違うとすべてがずれてしまうタスクなどは、未経験者は特に作業時間がかかるからです。
具体的には専門知識が求められる作業や、技術系・プログラミング系・IT・コンサル関連の職種です。
よめちゃん4.7.一人で仕事を抱え込んでいる・協力がもらえない
仕事でキャパオーバーする7つ目の理由は「1人で仕事を抱え込んでいる」「協力がもらえない」パターンです。
なぜなら一人で仕事を抱え込んでいても、作業量は変わらないため一生仕事が終わらないからです。
また仕事でサポートが欲しくても、人材不足や本人の人徳がなく協力してもらえないと仕事が終わらずキャパオーバーします。
4.8.計画を立ててない・バッファを取らない
8つ目の理由は計画を立てない、バッファ（余裕）を持って仕事をしない人です。
なぜなら計画を立てずに作業すると仕事が計画通り終わらず、余裕を持っておかないと不測の事態に備えられないからです。
また計画を立てなければ、仕事を終わらせるための最短ルートで仕事ができないため、非効率な仕事になります。
4.9.毎日疲れすぎて、頭が回っていない
キャパオーバーになる9つ目の理由は毎日疲れすぎて、頭が回っていないからです。
頭が回らないと、タスクを適切にこなせなかったり、問題解決の方法が思い浮かびません。
また毎日疲弊して睡眠時間が少ないと、睡魔に襲われて作業が進まなかったり集中できず、1日何もしてない状況になることも注意が必要です。
参考：【もう疲れた…】20代でも仕事を一切したくなくなる理由と『最短でFIREする7つの方法』
4.10.失敗を引きずっている、周りと比較している
最後の仕事でキャパオーバーする理由は、失敗を引きずったり、周りと比較してしまうことです。
理由は失敗を引きずって集中力が無くなったり、周りと比較して凹んでいると作業が進まないことがあるからです。
失敗を引きずっても仕事が片付くわけではないので、走行しているうちに納期が近づき追い込まれてキャパオーバーになるのです。
5.仕事でキャパオーバーな時の対処法
ここからは仕事でキャパオーバーなときの対処法についてお伝えします。
対処法を実践することで、キャパオーバーな状況から解放されて時間にゆとりのある仕事ができるようになります。
5.1.優先順位をつけて一つずつ作業
キャパオーバーな状況を改善する1つめの方法は「優先順位をつけて1つずつ作業を片付けること」です。
なぜなら、優先順位をつけて作業することで、納期や最も重要な案件での失敗が無くなるからです。
更に仕事を一つずつ片づけることで、結果的に早くかつ着実に作業を完了できます。
よめちゃん5.2.ビジネス&PCスキルを身につける
2つ目はビジネススキルとPCスキルを身につけることです。
なぜなら仕事のほとんどが問題解決の方法を模索し、PCにインプットする作業だからです。
ビジネススキルの中でも課題抽出力・論点思考力・タイムマネジメントの技術を身に着けることで仕事が早くなります。
またPCスキルはブラインドタッチはもちろんのこと、PCショートカット、エクセル機能やパワポ作成の型を身に着けると着実に作業スピードが上がります。
参考：【コンサル10年の結論】社会人20代で身につけるべきビジネススキル30選
5.3.好きな仕事・得意な仕事に部署移動
3つ目は好きな仕事や得意な仕事ができる部署に異動することです。
なぜなら好きな仕事や得意な仕事の方が、仕事が簡単に効率よく終わるからです。
嫌いな仕事は勉強や研究しようとしませんが、好きな仕事であればするため日々成長してより簡単に早く仕事を終えることができます。
成功している人は間違いなく「好きなことや得意なこと」を仕事にしています。
苦手な仕事から部署異動させてもらえない場合は、転職絶対転職しましょう。
参考：【年収別】あなたにピッタリな「おすすめ転職エージェント」ランキングTOP10を紹介！
5.4.今よりも楽な仕事に転職する
キャパ越えの状況から逃れる4つ目の方法は「今よりも楽な仕事に転職する」ことです。
なぜならキャパ越えする仕事は、人材が少ないか、仕事量が圧倒的に多いブラック企業だからです。
仕事量が多すぎる企業は、業務過多が癖になっている可能性が非常に高いので、身体を壊したりうつ病になる可能性が高いです。
既に限界を迎えている人は、長期で休みを取るか、楽な仕事に転職して自分の容量の範囲内で働きましょう。
ゆーろ5.5.充分な睡眠を取って、身体を回復
5つ目は十分な睡眠を取ってからだを回復させることです。
なぜなら思考がクリアになり問題解決の糸口が見えやすくなるのと、疲労や眠気を感じないため集中力が上がるからです。
結果的にどんどん仕事がはかどるようになり、仕事でキャパオーバーすることも少なくなってきます。
ゆーろ5.6.会社・上司・同僚・家族に相談
6つ目は会社・上司・同僚・家族に相談することです。
理由は信頼できる人に相談すると①解決に向けたアドバイスをくれる②今の職場環境が間違っていると背中を押してくれるからです。
仕事が煮詰まったり、上手くいかないときは客観的な視点でアドバイスをもらうのがベストです。
自分の何がダメなのか？何を改善すれば現状を打破できるのか、正直にアドバイスをもらい、改善する以外に克服の方法はないのです。
参考：【相談相手の選び方】悩み別&相手別で解説！※上司・友人・家族・SNS・エージェント
5.7.何もしない日を作る（稼働週-1日で作業する）
最後は何もしない人作ることです。仕事で何もしないとリフレッシュできたり、普段入らない情報が入るようになります。
- 仕事を何もせずに、ただぼーっとする時間を取る
- 仕事から離れて趣味や違う勉強をしてみる
- 瞑想を取り入れながら、心のモヤモヤをデトックスしてみる
何もしないことで、冷静に今の自分の状況や環境を見つめなおすきっかけになります。
社内で働くのが当たり前と思っていても実は違ったり、自分が本当にやりたいことを振り返るきっかけにもなるはずです。
6.仕事でキャパオーバーにならないための予防策
仕事でキャパオーバーにしたときに解決するよりも、事前にキャパオーバーにならない方がベターです。
ここからは仕事でキャパオーバーにならないための「予防策」についてお伝えしていきます。
6.1.会社やチームの仕事状況を把握する癖をつける
仕事でキャパオーバーにならないための1つめの予防策は「会社やチームの仕事状況を把握する」ことです。
なぜなら会社やチームの状況を知っておくことで「仕事の依頼が来るタイミングや暇なタイミング」が理解できるからです。
- 繁忙期には沢山仕事が入るので、なるべく仕事を早めに終わらせておいて余裕を持っておく
- 暇な時は、ゆったり目で余裕を持って仕事に着手していく
上記を実践することで、仕事が一気に増えてキャパオーバーするのを防いでくれます。
6.2.事前に余裕のある作業計画を作る
2つ目はタイムマネジメントを活用して「余裕のある作業計画」を作ることです。
計画を練る時は1週間ほど前倒しで仕事を得られるよう作業し、空いた時間は不測の事態に対応できるようにします。
1週間ほど前倒しで仕事を進めると最初は大変ですが、後半でも余裕を持って仕事ができるためおすすめです。
参考：社会人の勉強時間の作り方17パターンを暴露！【超激務なコンサルが効果実証済み】
6.3.無理な量の仕事は断る
3つ目の予防策は『無理な量の仕事は断る』ことです。
なぜなら無理な量の仕事を引き受けても、対処できず自分が苦しくなって評価も下がるからです。
よめちゃん確かにそのような不安はありますがまずあなたが大切にすべきは「一つ一つの作業を完ぺきにこなすこと」です。
そのため「引き受けたい所ですが、他の作業のクオリティが下がってしまうので、今の自分では対応が難しいです」とはっきり断りましょう。
そうすれば誠実さも伝わるし、それ以上仕事の依頼が来ることもありません。
ゆーろ6.4.周りにサポートを早めに依頼する
キャパオーバーにならないための4つ目の予防策は「周りに早めにサポートを依頼する」ことです。
理由は「あなたの仕事量」や「力を借りると思う」と伝えておけば、周りも「仕事の依頼が来るかもしれない」と準備できるからです。
急に仕事を依頼すると「他の仕事もあるのに！」と反感を買ってしまいますので、周りへのサポートはとにかく早めに依頼しておきましょう。
6.5.他人と比較せず、自分のペースで作業する
5つ目は他人と比較せずに、自分のペースで作業することです。
なぜなら優秀な上司や同僚と比較しても、作業スピードが上がるわけではなく逆に集中力が下がるからです。
自分のできる範囲で計画を立てて納期を守ることができれば、早くても遅くても100点なわけですから焦らず自分の仕事に集中しましょう。
6.6.つらい時に助けてもらえる環境を作っておく
最後は辛いときに助けてもらえる環境を作っておくことです。
なぜなら仕事において「もうだめだ」と思うことは多々あるため、寄りどころがないと精神的にきつくなるからです。
- 仕事が追い付かないときは、上司・同僚・後輩でサポートしてくれる人を探しておく
- 精神的につらいときは相談できる友人や家族を傍に置いておく
- 最悪の場合辞めても大丈夫なように、転職エージェントに唾を付けておく
上記のように支えてくれる仲間がいることで、つらい仕事も乗り越えることができ、リスクを極限まで減らせるでしょう。
7.僕が新人時代にキャパオーバーになって左遷された理由
僕自身が新人時代にキャパオーバーになって左遷された理由は次の通りです。
- ビジネススキルとPCスキルが圧倒的に足りなかった
- 仕事がわからないのにわかったふりをしている
- 一人で仕事を抱え込んでしまっており、周りに協力を依頼できなかった
- 計画を立てず、漠然と仕事をしていた
- 毎日の非効率な残業で毎日眠く集中力がなかった
まず初めに、新入社員から3年目にかけてビジネススキルやPCスキルについて学んでこなかったため仕事がとにかく人より遅かったです。
にもかかわらず、できない部分を理解しようとせず「わかったふり」をしてしまっていました。
このため仕事が一向に進まず、周りからもサポートをもらおうとしなかったためどんどん仕事が溜まり納期が守れなくなりました。
最終的に仕事ができないため残業続き、次の日もパフォーマンスが悪いの悪循環で仕事が溜まりすぎて、最終的に左遷されてしまいました。
思い返せば、キャパオーバーする1番の要因は「仕事ができない理由から逃げてきた」ことにありました。
仕事ができないまま日々を過ごしても、仕事がはかどるようにはなりませんので、
本記事の20代で身につけるビジネススキルを実践してキャパオーバーのネックになっている部分の抜本解決に努めてください。
参考：【新卒だけどもう仕事を辞めたい】辞めるべきか「後悔ゼロで判断できる」完全マニュアル
8.どうしても仕事が減らないなら転職を考えよう
ここまで仕事でキャパオーバーになる理由と解決方法をお伝えしましたが、どうしても仕事が減らないようであれば転職を考えましょう。
※自分の実力が足りない場合は、他の会社に行ってもキャパオーバーになるので、職番にとどまって処理能力を高めましょう。
なぜなら、職場の仕事量を変えるのは難しい為、今仕事が多すぎるのであれば、今後も仕事が多すぎてキャパオーバーになる可能性が高いからです。
会社には売上目標があるため、冷たい話ですがあなたの「仕事が忙しい」なんて知ったこっちゃないことを理解しなければなりません。
いつまでも仕事量が減らないブラック企業にいると人生が仕事ばかりであっという間に過ぎるので、ある程度会社の仕組みが見えたら次のキャリアを狙いましょう。
僕自身が活用している、あなたにぴったりのおすすめのエージェントを紹介しておくので2~3社の複数活用でベストな会社を見つけてください。
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ここまで【仕事でキャパオーバーになる理由と解決方法&予防策】についてお伝えしました。
キャパオーバーになる理由は、仕事量が多すぎる、人手が足りないことや、あなたの作業スピードが遅いなど様々です。
キャパ越えする課題を特定し、抜本的に改革しなければいつまで経っても仕事を期限以内に完了できるようになりません。
本記事の対応方法と予防策を実践して、仕事を高速でさばきながら、次の仕事量が多くなりすぎないように自分自身をマネジメントしていきましょう。
実力がある程度あるにもかかわらず、仕事量が減らない場合はブラック企業で職場環境が変わらない可能性が高いため、早めに転職しましょう。
仕事でキャパオーバーする環境に居続けると、下記の様なデメリットが多すぎます。
- 時間がなく家族との時間が取れない
- 次の日が疲れた状態で始まり成果が出ない
- 給料が上がらず、自分も家族も潤わない
本記事の内容を実践して、1日でも早く時間と心に余裕ある仕事ができることを応援しています！
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